یک نکته مدیریتی:
وظایف یک مدیر صرف نظر از نوع و سطح مدیریت عبارتند از: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت، هماهنگی و کنترل.
اگر تمامی وظایف یک مدیر را به دو بخش تقسیم کنیم، به دو وظیفه ی کلی می رسیم:
یک: وظیفه ی بهسازی، "بهسازی یعنی: هر گونه تلاشی برای توسعه و اثر بخش کردن فعالیتهای مدیریتی از طریق برنامه ریزی و فرایند آموزش"
دو: وظیفه ی اجرایی،
هر چه یک مدیر به فعالیت های بهسازی بپردازد، کارهای اجرایی کمتری انجام می دهد، و هر چه خود را درگیر کارهای اجرایی کند از وظیفه ی اصلی اش که "همان بهسازی ست" دور می ماند.
متاسفانه در بیشتر موارد مدیران آنقدر خود را درگیر کارهای اجرایی می کنند که وظیفه بهسازی کمرنگ می شود.
این درحالی است که وقتی می خواهیم کار مدیریتی کنیم، باید بیش از نیمی از وقت خود را به وظیفه ی بهسازی اختصاص دهیم.
مثلا فرض کنید مدیر یک شرکت تازه تاسیس هستید، بنابراین از 7 ساعت وقت، 5 ساعت به برنامه ریزی بپردازید و 2 ساعت به کارهای اجرایی. حتی اگر مدیر شرکتی مثل اپل هم باشیم از دو ساعت وقت ، 1 ساعت برنامه ریزی و یه ساعت اجرایی.!
بنابراین، هیچ گاه نباید بهسازی کمتر از اجرایی باشد!!
Jumping monkey
مشکل مدیران ما "میمون پرنده است"
فرض کنید هر کدام از ما 5 میمون روی دوشمان داریم -چه کارمند باشیم چه مدیر-
در یک روز کاری، کارمندی به اتاق مدیر خود وارد می شود و از نحوه ی انجام کاری سوال می کند و میگوید من در اجرای این کار به مشکل برخوردم، مدیر در پاسخ به او کار را از او میگیرد و خود به انجام آن کار می پردازد. و یکی از میمونها از روی دوش کارمند می پره بر روی دوش مدیر!
تا دیروز کارمندی برگه مرخصی امضا می کرده، مدیر به او می گوید از امروز نمی خواهد تو این کار را انجام دهی و خود به بررسی مرخصی ها و امضای برگه های مرخصی می پردازد. یکی دیگر از میمونهای کارمند مذکور از روی دوش کارمند میاد روی دوش مدیر!
مدیر ارشد به جای سرپرست پروژه ای به سر ِ زمین می رود تا از نزدیک شاهد کار باشد و در این صورت یکی از میمونهای سرپرست به دوش مدیر ارشد می پرد!
و همین طور این میمون ها زیاد و زیادتر می شوند و دوش مدیر سنگین.
حال چه اتفاقی می افتد؟
مدیر ارشدخم تر و قوز دارتر میشود، و آنقدر کمر خم میکند که شنلی بلند از میمون مدیر را احاطه می کند.
و قانون 20 به 80 از میمون پرنده حاصل می شود. یعنی80 درصد کار سازمان را 20درصد افراد انجام می دهند.
و این در سازمان یعنی فاجعه!
سازمان یا به اهداف خود نمی رسد و یا اگر هم برسد منابع را هدر می دهد. در این صورت است که سازمان از بهره وری دور می ماند. بهره وری رسیدن به اهداف سازمانی با استفاده ی درست و منطقی از منابع در دسترس می باشد. (بهره وری = اثر بخشی + کارایی)
** بنابراین مدیر باید در نظر داشته باشند که:
وظایف اصلی اش بهسازی است تا کارهای اجرایی،
و در همه حال حواسمان به میمون های پرنده باشد.
